Poczta firmowa - niestandardowa konfiguracja

[ZbeeGin]

Witajcie o mędrcy.

Jest następujący problem. Firma posiada kilka kont pocztowych: biuro, spersonalizowana szefów (trzy konta), produkcja, e-faktury i parę mniej ważnych też... Jest to hostowane razem z witryną na serwerach nazwa.pl.

Obecnie sytuacja jest taka, że na komputerze pełniącego rolę serwera - Win 10 Pro, i5, dużo RAMu, RAID0 2xSSD i RAID1 2xHDD; przechowuje pliki, serwuje też bazę MS SQL - jest zainstalowany Outlook 2016 z pakietu O2k16 H&B. To do tego Outlooka lądują wszelkie maile i są segregowane w podfolderach. Jeśli ktoś chce wysłać e-mail musi się zalogować przez RDP na "serwer" i stamtąd wysłać. Dzięki temu wszyscy widzą co przychodzi, i co wychodzi z jednego miejsca; zwłaszcza odpowiedzi na zapytania lub zamówienia.
Cztery pozostałe komputery mają lokalnie skonfigurowaną pocztę Win10 z dostępem do firmowej poczty przez IMAP. Jedynie "główny" zażyczył sobie by mieć swoją awaryjną pocztę na swoim komputerze. Ma do tego Outlooka 2007 z pakietu O2k7 SMB.

Kiedyś było tak, że były dwa programy Outlook 2k7 na dwóch różnych komputerach i operowały na jednej bazie PST właśnie na serwerze. Doprowadzało to do sytuacji, że wiadomości były pobierane 2 razy (albo i więcej razy), bo automatycznie przechowujemy też kopie z ostatnich 3 miesięcy na hostingu. W razie W, a i szefostwo chce sobie w domu też pobierać zawartość skrzynek.
Co więcej, raz na 3 miesiące miałem jazdę z bazą PST bo się uszkadzała (Mimo ciągłego suszenia przeze Mnie głów jaśnie nam panujących, że tak być nie powinno). Obecnie sposób z RDP pozwala na utrzymanie jednej bazy w ryzach i nie przez sieć.

Oczywiście w obu sytuacjach jest problem jak biuro chce i inny ktoś chce coś wysłać. Wzajemne "wykopywanie" z RDP lub ciągłe pytania "Czy ktoś siedzi na poczcie". Dziś jednak w związku z małą reorganizacją zadań, padła propozycja by tą niedogodność wykluczyć. Tak by każdy dalej widział co przychodzi. Każdy zaś też widział czy ktoś na coś odpowiedział, by nie odpowiadać ponownie.

Do dyspozycji mam:
- Outlook 2016 na "serwerze" - on tak pozostanie. Nadal będzie główną pocztą.
- Outlook 2007 na komputerze głównego "CEO".
- Outlook 2016 na drugim komputerze, drugiego z szefów.
- Outlook 2007 w biurze.
Ewentualnie może dojść jeszcze jeden Outlook (2007, 2013, 2016. Jeszcze nie wiem?) na drugim komputerze z biura.

I teraz jak to zrobić by:
1. Każdy z tych Outlooków mógł odbierać wiadomości i były widoczne dla każdego - to można zrobić samym odbieraniem przez POP3, bo poczta się nie kasuje zaraz po pobraniu.
2. Każdy z tych Outlooków mógł wysyłać wiadomości ze "swojego konta" (np. biuro wysyła jako "Biuro" itd.), ale tak by były widoczne w programach pocztowych tych czterech stanowisk.
3. Wiadomości wysłane nie muszą być widziane na komputerach domowych szefów. Sami sobie forwardują lub robią to reguły wychwytujące określone słowa w temacie (Takie już zdefiniowałem i działają) przesyłając kopie do specjalnych skrzynek odbiorczych (np. e-faktury).

Od razu mówię, że stawianie Windows Serwer i Exchange Serwera nie wchodzi w grę. Nikt z firmy nie potrafiłby tym zarządzać i opiekować się tym na bieżąco - nie mamy jako takiego działu IT.
Office 365 raczej też odpada bo to by wymagało zakupu nowych licencji a i poczta tam jest przechowywania nie lokalnie tylko w Outlook.com (No chyba, że się mylę...), i wystąpiłby problem migracji dotychczasowego archiwum poczty (coś koło 12GB w plikach PST).

Z tego co się orientowałem to jest coś takiego jak program do synchronizacji baz Outlooków napisany przez CodeTwo. Kiedyś płatny, a teraz chyba darmowy. Ktoś ma z tym jakieś doświadczenia?
Ja widzę dwie wady. Jeśli przypadkowo ktoś coś usunie, co nie powinien to będzie to usunięte wszędzie. Teraz mamy zapas w razie W w jednym z Outlooków 2007 u "CEO". Na każdym też stanowisku z Outlookiem całe 12GB by się musiało synchronizować. Sieć LAN jest gigabitowa, więc prędkość nie byłaby problemem, ale rozmiar plików PST. Czy nie byłoby powtórki z rozjeżdżaniem się bazy?

Albo jakieś inne rozwiązanie "na miarę naszych możliwości", którego jeszcze nie widzę.

PS. Wiem, że partyzantka

[j23]

Ja miałem do czynienia kiedyś z prawie identycznym problemem. Na tamte czasy (ponad 5 lat temu) problem został rozwiązany "nieco siłowo", tzn.kupno gotowca CRM (Customer Relationship Management) o dziwnobrzmiącej nazwie:"Gestor", firmy Insert. Było pytanie, odpowiadam, żebym nie był posądzony o kryptoreklamę. Na tamte czasy program był w dwóch wersjach - takiej gdzie można było wprowadzać własne zmiany (makra) np.do zmiany encji w bazie danych, i druga wersja pozbawiona tej przydatnej cechy, tzn. były z góry przewidziane nazwy encji oraz pewne funkcje do obsługi właśnie np. email'i od potencjalnego klienta. Mimo iż miałem możliwość obsługiwania tej drugiej, uboższej wersji to bardzo sobie chwalę ten program. Wtedy było tak, że była taka licencja na trzy stanowiska w jakiejś promocji czy coś. Wsparcie techniczne i upgrade do programu wtedy było rok czasu od zarejestrowania programu w firmie. Program nie był tani, ale biorąc pod uwagę skalę problemu z jakim m.in. ja musiałem się uporać uważam, że był wart swojej ceny. Jeszcze lepiej spisywałaby się ta wersja, którą można było "oprogramować", ale ta którą dysponowałem spokojnie dawała radę.
Nie znam póki co innych - bezpłatnych i BEZPIECZNYCH rozwiązań pod Windows, które mógłbym szczerze polecić.
Co innego Linux... ale tam z kolei:
1. Też jest tak, że dobre rozwiązania to są też jakieś płatne rozwiązania - LUB -
2. Trzeba dysponować pewną wiedzą obsługi systemu Linux (prawa użytkownika, wszystkie generalnie opcje związane z plikami, procesami, etc.) - zwykli użytkownicy albo powinni znać system, albo administrator musi sam zadbać o bezpieczeństwo i wygodę użytkowania systemu (z czym często jest dość sporo roboty).

Pozdrawiam! J23

[squeez]

Wywód dość długi i może nie wszystko dobrze zrozumiałem ale to co chcesz zrobić to niejako noszenie wody w dziurawym wiaderku.
Klien pocztowy to klient pocztowy a to co ty byś chciał powinno się odbywać na serwerze. Niestety "standardowy" hosting nie daje możliwości zarządzania serwerem.

Moja propozycja. Postawić na VPS serwer poczty, konta wszystkie na IMAP (pełna synchronizacja kona ka każdym urządzeniu) a to że coś ma trafiać do innych skrzynek również można zrobić choćby na filtrach sieve.

Ja od lat na serwer poczty wybieram Postfixa, do zadrażniania skrzynkami Dovecot, informacje o kontach (quota itp.) w bazie danych i zarządzać postfixadminem.
W taki sposób można zarządzać całą masą domen i kont pocztowych. Codzienna kopia przyrostowa do innej lokalizacji i pełna miesięczna.
Za kopie odpowiada duplycity.

Są to darmowe rozwiazania Linuxowe nie musisz kupować żadnej licencji a chodzi to mi latami i jedyne skargi od klientów jakie mam to że im się skończyło miejsce w skrzynce (przekroczyli quote) ale to niejako ich problem mogą wykppić większą powierzchnię albo samemu czyścić skrzynki.

Na Windowsie to tego nie ogarniam bo tam pewnie za taka konfigurację należało by wydać ładnych kilka kiło PLN na licencje a VPS kupujesz po kilkanaście - kilkadziesiąt złotych miesięcznie.

Co innego Linux... ale tam z kolei:
1. Też jest tak, że dobre rozwiązania to są też jakieś płatne rozwiązania - LUB -
2. Trzeba dysponować pewną wiedzą obsługi systemu Linux (prawa użytkownika, wszystkie generalnie opcje związane z plikami, procesami, etc.) - zwykli użytkownicy albo powinni znać system, albo administrator musi sam zadbać o bezpieczeństwo i wygodę użytkowania systemu (z czym często jest dość sporo roboty).

To są trochę mity, bajki do straszenia dzieci ... dobre czy nawet bardzo dobre są darmowe te płatne może są łatwiejsze i mają wsparcie
Lecz społeczność Linuxa jest tak duża, że mając odrobinę samozaparcia i chęci można to ogarnąć, nie wszystko i nie od razu bo proces nauki trwa nieprzerwanie ale w pełni do wykonania.

Admin zakłada konto pocztowe ba można nawet dać dostęp do webowego interfejsu właścicielowi domeny i może sam zakładać konta i aliasy w obrębie swojej domeny.
A obsługa konta? hmm tu żadnej filozofi nie ma jest adres, nazwa konta (często jest to tym samym) i hasło. Resztę załatwia program pocztowy (klient poczty) i czy to skrzynka znajduje się na linuxie czy na windows nie ma znaczenia. Do obsługi poczty jest protokół w którym klient poczty i serwer ze sobą rozmawiają to jest wyższy poziom abstrakcji niż system operacyjny.

Tak wygląda postfixadmin czyli webowy interfejs do zarządzania kontami na serwerze poczty.

postfix.jpg

Jak widać nic trudnego dla zwykłego zjadacza naleśników

Ale fakt trzeba mieć nieco wiedzy żeby postawić to i skonfigurować. Można samemu można komuś zlecić ale na pewno wyjdzie taniej niż zakup licencji dla M$

[j23]

(...)To są trochę mity, bajki do straszenia dzieci ...(...)

Nie bardzo rozumiem do czego to nawiązanie do bajek i mitów. W każdym razie sytuacja przestaje wyglądać fajnie i "różowo" kiedy coś się posypie, a admina albo nie ma w pobliżu, albo nie jest w stanie tego naprawić (np.zamknięte pomieszczenia, które z punktu działania sieci są newralgiczne a ty nie masz do nich dostępu jak szefa/przełożonego nie ma w pracy, ALBO nie ma zgody szefostwa, bo Tobie nie ufa i uważa, że np. "chcesz namieszać"...). Oczywiście, wszystko można ulepszyć, zautomatyzować, ale zawsze odbywa się to kosztem roboczo-godzin admina, lub kosztami związanymi z ulepszeniem hardware/software. Z mojej praktyki zawsze było tak, że "miało być na wczoraj", niezawodne, tanio, szybko i ogólnie dobrze. Należy do tego dodać tzw."czynnik ludzki", dzięki któremu prawdopodobieństwo chaosu w już zaistniałym problemie może znacząco wzrastać.

[squeez]

mity i bajki tyczyły się że płatnych rozwiązań dla linuxa jak jak wspomniałem wyżej owszem są ale czy lepsze to już bym się nie zgodził. I druga kwestia, że zwykły użytkownik powinien znać linuxa jeśli jego konto pocztowe jest na takim OS-ie. - to są bajki!

Poza tym stawianie serwera pocztowego we własnej serwerowni to też niebyt trafne rozwiązanie gdzie można wynająć z łączem 1GBit za niewielkie pieniądze z ochroną DDoS itp. więc moim zdaniem nie ma sensu stawiać tego na jakimś DSL-u bo zwykły koleś z gimbazy z LTE gdzie ma wysyłkę na poziomie 100MBit może takiego DSL-a zjeść choćby trywialnym DDoS ale nie o tym był temat.
Zepsuć się może wszystko i wszędzie, a wchodząc już na czynnik ludzki że szef nie ma zaufania do swojego IT hmm to musi sam naprawiać w takim razie bo innego rozwiązania nie widzę.
Ja nikogo do niczego nie przekonuję i nie namawiam. Serwery poczty obsługuję od ładnych kilku lat i jedyny większy problem jaki miał miejsce to że jeden z BRL-i wrzucił przez przypadek całą klasę adresów IP datacenter w którym była owa maszyna na czarną listę, co skutkowało tym że cześć serwerów do których miała dotrzeć poczta a korzystała z owego RBL-a traktowała to jako spam.
Gdyby nie aktualizacje kernela, to uptime sięgałby lat. Na jednej maszynie miałem uptime ponad 340 dni, czyli 340 dni bez resetu.